درباره نظام/دبیرخانه
طبق تبصره 2 از بخش وظایف ماده 3 تفاهم‌نامه مشترک، دبیرخانه کارگروه ارزیابی و ممیزی مراکزداده در سازمان نظام صنفی رایانه‌ای کشور تشکیل می‌شود ولی به‌عنوان یک واحد مستقل عمل نموده و گزارش عملکرد خود را به کارگروه ارزیابی و ممیزی مراکزداده ارائه می‌نماید. ولی با توجه به این که رئیس سازمان نظام صنفی رایانه‌ای کشور رئیس کارگروه نیز هست، تضاد منافع یا خلط مسئولیت رخ نخواهد داد. تایید این ساختار سازمانی در شورای مرکزی سازمان نظام صنفی رایانه‌ای کشور و اختیاراتی که از این طریق به ارکان این ساختار داده شده است، تضمینی برای حفظ استقلال دبیرخانه که برای انجام وظایف خود در زمینه اعتباربخشی و گواهی‌کردن به آن نیاز دارد، محسوب می‌شود (شکل زیر).
با توجه با ساختار سازمانی دبیرخانه، شرح وظایف هر یک از بخشها به شرح ذیل است:
شرح وظایف کمیته مرکزی
- تصمیم‌گیری در مورد تدوین، به‌روزآوری یا کنارگذاشتن طرح‌واره
- ارزشیابی صلاحیت اعضای کمیته‌های تخصصی
- بررسی و ارزشیابی صلاحیت ارزیابان
- ارزشیابی حین کار ارزیابان
- نیازسنجی آموزشی ارزیابان
- ارزشیابی کارکنان هنگام استخدام و به صورت سالیانه
- بررسی ریسک‌های بی‌طرفی
- بررسی ریسک‌های خاتمه یافته
- تعیین تیم ارزیابی
- جمعبندی نتایج ارزیابی و ارائه گزارش اعتباربخشی به نهاد اعتباربخش
شرح وظایف عمومی کمیته‌های تخصصی
کمیته‌های تخصصی که در حال حاضر در ساختار دبیرخانه تعریف شده‌اند شامل کمیته‌های ذیل است:
- کمیته تخصصی تدوین معیارهای ممیزی مراکزداده
- کمیته تخصصی تدوین معیارهای احراز صلاحیت ممیزان
- کمیته تخصصی تدوین معیارهای احراز صلاحیت نهادهای گواهی کننده
مسوولیت اصلی کمیته‌های تخصصی، تدوین و به‌روزآوری معیارهای حوزه مورد نظر است. اعضای کمیته‌ها باید از دانش لازم در زمینه فرآیندهای اعتباربخشی یا گواهی‌کردن برخوردار بوده و با الگوی طرحوارههای مرتبط آشنایی داشته باشند. علاوه بر آن باید از دانش و تجربه کافی در زمینه موضوع طرح‌واره مرتبط برخوردار باشند. صلاحیت اعضای کمیته‌های تخصصی مطابق با فرآیند مدیریت صلاحیت و آموزش تایید می‌شود.
در کمیته‌های تخصصی می‌توان در صورت نیاز از متخصصان به‌عنوان مدعو، بدون حق رای، استفاده نمود. تعداد و موضوع فعالیت کمیته‌های تخصصی می‌تواند تغییر کند.
وظایف عمومی کمیته‌های تخصصی عبارت است از:
- بررسی پیشنهاد طرح‌واره
- تحلیل الزامات طرحوارهها
- تدوین محتوای طرحوارهها
- بررسی و به‌روزآوری طرحوارهها
- بررسی موضوع کنارگذاشتن طرحوارهها و پیگیری اقدامات مرتبط
شرح وظایف واحد روابط عمومی
- اطلاع رسانی به ذینفعان و مدیریت تعاملات درون و برون سازمانی
- ایجاد، حفظ و ارتقاء ارتباط اثربخش با ذینفعان
- فرهنگ سازی، ترویج و تبلیغات یکپارچه در بازار هدف
شرح وظایف دبیرخانه کارگروه
- دریافت درخواست اعتباربخشی و اطلاعات ضمیمه
- دریافت پیشنهاد تدوین طرح‌واره جدید
- دریافت و ثبت شکایات
- بررسی صحت و کامل بودن اطلاعات درخواستها، پیشنهادها و شکایات
- رد یا قبول درخواستها، پیشنهادها و شکایات به دلیل ناکامل بودن یا صحیح نبودن اطلاعات
- ارایه گزارشها و اطلاعات به ذینفعان
- اعلام نتایج تصمیمگیریها به متقاضیان
- ثبت و نگهداری سوابق و اطلاعرسانیها
- انجام پیگیریها
- نیازسنجی آموزشی کارکنان
- برنامه‌ریزی و تامین آموزش‌ها
شرح وظایف دفتر رسیدگی به شکایات
- درخواست سوابق مرتبط با شکایات از نهاد ارزیابی انطباق
- بررسی مدارک و شواهد مرتبط با شکایات
- تهیه گزارش تحقیق و بررسی شکایات
- پیگیری انجام اقدامات مقتضی بر اساس تصمیم اتخاذ شده در مورد شکایات
شرح وظایف دفتر ریسک
- بررسی ریسکها
- اطلاعرسانی ریسک‌های بحرانی به مدیریت ارشد
- بازنگری مستمر ریسکها
- تحلیل ریسکها
- خاتمه ریسکها
- ارزیابی اثربخشی روش برخورد با ریسکها
- ارایه گزارشهای مرتبط با ریسکها
شرح وظایف واحد اداری/مالی
- برنامه ریزی برای مدیریت امور جاری دبیرخانه
- برنامه ریزی برای مدیریت امور مالی دبیرخانه
- برنامه ریزی برای مدیریت جلسات کارگروه
- برنامه ریزی برای مدیریت جلسات کمیته مرکزی
- برنامه ریزی و مدیریت جلسات دبیر
- برنامه ریزی برای مدیریت پورتال نظام ممیزی و ارزیابی مراکز داده
- برنامه ریزی و مدیریت کارکنان دبیرخانه
شرح وظایف واحد آموزش
- برنامه ریزی و مدیریت امور جاری واحد آموزش و مدیریت سوابق و مستندات
- طراحی و انتشار شناسنامه دوره ها
- ارزیابی مراکز آموزشی و صدور مجوز فعالیت تحت لیسانس نظام و انتشار فهرست مراکز آموزشی مجاز
- ارزشیابی مدرسان و صدور مجوز فعالیت و انتشار فهرست مدرسان دارای صلاحیت
- ارزیابی طرح درس های ارائه شده از سوی مراکز آموزشی و تصویب و انتشار آن
